รู้จักกับเทคโนโลยีการทำ Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจ

[siritidaphon]

Data-entry เป็นขั้นตอนในการดึง และกรอกข้อมูลที่ต้องการเข้าไปในระบบ หรือซอฟต์แวร์ของธุรกิจ เช่น ระบบ ERP หรือ SAP เป็นต้น ซึ่งถือเป็นขั้นตอนการทำงานที่จำเป็นสำหรับธุรกิจที่มองหาการจัดการระเบียบข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่นำไปใช้งานต่อได้สะดวกสำหรับการทำงานในขั้นตอนถัดไป ตัวอย่างเช่น หน่วยงานบัญชีที่ดูแลในฝั่งเจ้าหนี้จำเป็นต้องดึงข้อมูลที่ต้องการจากใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย หลังจากนั้นทีมบัญชีจะต้องกรอกข้อมูลเหล่านี้เข้าไปในซอฟต์แวร์ ERP เพื่อนำไปใช้งานต่อสำหรับวัตถุประสงค์ทางการเงิน และทางบัญชี โดยที่ขั้นตอนการทำ โดยปกติแล้วขั้นตอนการทำ Data-entry นั้นมักจะเป็นขั้นตอนที่ใช้ระบบแมนนวล หรือยังใช้คนเป็นคนทำอยู่ ซึ่งต้องทำแบบซ้ำๆ ไปมา และกินเวลาในการทำงานค่อนข้างมาก จึงทำให้องค์กรหลายๆ ที่เลือกที่ใช้วิธีการ Outsource ขั้นตอนนี้ เพื่อให้พนักงานมีเวลาในการทำงานอย่างอื่นที่มีประสิทธิภาพ และส่งผลต่อรายได้ และผลกำไรขององค์กรได้มากขึ้น

ดังนั้นไม่ว่าขั้นตอนการทำ Data-entry นั้นองค์กรจะใช้พนักงานเป็นคนทำ หรือจ้าง Outsource ในการทำ งานนี้มีแนวโน้มที่จะกินเวลาการทำงานค่อนข้างมาก และเป็นงานรูทีน ที่มีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดได้ และต้องมาทำงานซ้ำเพื่อแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง รวมไปถึงข้อมูลที่แชร์กันภายในองค์กรมักจะไม่ได้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน และมักเต็มไปด้วยข้อมูลที่ซ้ำซ้อน และไม่เกี่ยวข้อง หรือที่เรียกว่าข้อบกพร่องของข้อมูล ซึ่งยิ่งมีข้อมูลเป็นจำนวนมากเท่าไหร่ ปัจจัยเหล่านี้อาจทำให้เกิดเป็นต้นทุนที่สูงเกินความเป็นจริง และเกิดความล่าช้าในการทำงานได้ นอกจากนั้นจากการศึกษาของ Gartner พบว่าความผิดพลาดจากการที่พนักงานกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบผิดพลาดในขั้นตอนการทำงานของการเงินนั้นทำให้ต้องใช้เวลาอีกถึง 25,000 ชั่วโมงในการแก้ไขข้อมูลที่ผิด หรือคิดเป็นค่าใช้จ่ายสูงถึง 878,000 ดอลล่าร์สหรัฐอเมริกาเลยทีเดียว จึงเป็นที่มาที่ทำให้หลายๆ องค์กรได้มีการนำโซลูชัน Data-entry workflow automation เข้ามาใช้งาน ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดได้ทั้งเวลา และเงินได้เป็นอย่างมากไปพร้อมๆ กัน

Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจคืออะไร

Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจ คือโซลูชันที่ใช้ซอฟต์แวร์ซึ่งสามารถยกระดับการทำ Data-entry หรือการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบต่างๆ ของธุรกิจ โดยการกำจัด หรือลดขั้นตอนที่ทำแบบแมนนวล ด้วยความสามารถซอฟต์แวร์ Data-entry สามารถดึงข้อมูลที่ธุรกิจต้องการจากไฟล์ PDF ไฟล์เอกสารประเภทต่างๆ รูปภาพเอกสาร อีเมล และข้อมูลในเว็บไซต์ และนำเสนอเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องในรูปแบบโครงสร้างที่ต้องการ เช่น ไฟล์ .CSV, json เป็นต้น

โดยที่ซอฟต์แวร์การทำ Data-entry นั้นมีการนำเทคโนโลยี AI มาเป็นตัวขับเคลื่อน หรือที่เรียกกันว่า AI-Powered data-entry workflow automation นั้นจะยิ่งทำให้ขั้นตอนการทำ Data-entry สามารถทำได้แบบรวดเร็ว แม่นยำ และเป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น ด้วยความสามารถของ AI ที่สามารถประมวลผล และเข้าใจรูปแบบเอกสารได้หลากหลายประเภทโดยที่ไม่ต้องมีการสร้างเทมเพลตของเอกสารใหม่ในทุกครั้ง และยังสามารถให้ธุรกิจสร้าง Workflow ของการทำ Data-entry ได้เอง โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ทางด้าน IT หรือ Tech ก็สามารถทำได้ ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดเวลา และลดข้อผิดพลาดของข้อมูลได้เป็นอย่างดี อีกทั้งยังสามารถรองรับการประมวลผล และดึงข้อมูลจากเอกสารเป็นจำนวนมากได้เป็นอย่างดีเช่นกัน

ขั้นตอนการทำ Data-entry workflow automation แบบ End-to-end จะเกี่ยวข้องกับขั้นตอนดังต่อไปนี้


1. อัปโหลดข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ

องค์กรสามารถอัปโหลดไฟล์เอกสาร รูปภาพเอกสาร หรือไฟล์สแกนต่างๆ เข้าไปในซอฟต์แวร์ Data-entry


2. Pre-processing ไฟล์ หรือเอกสารแต่ละหน้า

ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญในการเปลี่ยนข้อมูลในเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ โดยซอฟต์แวร์ Data-entry ขั้นสูงที่ใช้ AI ในการขับเคลื่อนนั้นจะมีความสามารถในการใช้อัลกอริทึมในการอ่าน และเข้าใจข้อมูลในเอกสารประเภทต่างๆ ได้แบบอัตโนมัติ


รู้จักกับเทคโนโลยีการทำ Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจ อ่านบทความเพิ่มเติมคลิ๊กที่นี่ https://techwealth99.com/